〒990-8519 山形県山形市薬師町2-18-1

023-627-6822

023-612-7123

yama-sibu(at)jtua.or.jp

  • ときどきtelework(その9 第2弾)

    (その9 第2弾)

     

    さあ、第2弾の始まりです。

    って、何が第2弾でしょうか?

     

    第1弾では、teleworkでできることとできないことがあるので

    ときどきteleworkして、職場勤務もありとしていまして

    それなりに運用できました。

     

    ところが職場が封鎖され、かつ、頼みの綱だった仙台事務所も同時期に閉鎖される場合は、

    電話やファクシミリ、ネットワーク制限のあるアプリなどを頼めなくなることを

    考えなくてはならなくなりました。

     

    teleworkというより、事業継続計画(BCP)に近いです。

    今まで、考えてこなかったツケが回ってきました。

     

    6月に入り緊急事態宣言が解除されました。

    想定されている第2波が来るまで時間稼ぎができましたので

    今こそ第2波・第3波に備え、準備しましょう。

     

    次回は、課題の見える化です。

     

    ページトップへ
  • ときどきtelework(その8 業務の住み分け)

    (その8 業務の住み分け)

     

     

     

    telework(在宅勤務)でできる業務と、職場でしかできない業務を住み分けます。

     

    teleworkでできる業務(職場で実施していた業務の一部)

    手段は紙と鉛筆、電話、パソコン(+ネットワークやイヤホンマイク)です。

    ・紙と鉛筆 電話連絡のメモ、構想を練ったり・・・。

    ・電話 転送した電話やファクシミリの内容を受信、発信。

    ・パソコン メールの送受信と、資料作成、ライブ会議参加。

     

    職場でしかできない業務(teleworkで実施できない業務)

    ・大量の印刷やコピー。

    ・郵便物の受けとり、発送。

    ・宅配便の受け取り、発送。

    ・高い情報セキュリティが求められる情報のアクセス。(会員情報やHP等々)

     

    実際、ときどきteleworkを実施する前に考えたことは、

    teleworkで実施する業務を一杯ためておいて、

    職場では手を付けないようにしたことです。

    なぜならteleworkで実施する業務が終わってしまうと、自宅待機になってしまうからです。

     

    業務の住み分けと合わせて、業務量を考えないといけないですね。

    振り返ってみると、1週間5営業日のうち4日間をteleworkで、1日間を職場勤務しました。

     

    ときどきteleworkは、いったん区切ります。

    次回はtelework第2弾に突入です。

    ページトップへ
  • ときどきtelework(その7 在宅でもアプリOK?)

    (その7 在宅でもアプリOK?)

     

    職場とteleworkではネットワーク環境が違いますので、

    そのまま使えるアプリと使えないアプリがあります。

     

    特に高い情報セキュリティが求められる

    ・会員情報へのアクセス

    ・ホームページ更新

    ・社内機密情報へのアクセス

    などのアプリは、使えません。(使えたら困ります。)

     

    一方、高い情報セキュリティが求められない

    メール(本文に機密情報を書かない。添付ファイルは暗号化。)

    グループウェアへのアクセス(スケジュール、社内情報等)

    などのアプリは、在宅のネットワーク環境を整えて使えるようにします。

    もちろん、IDやパスワード、端末認証などでガードしています。

     

    このような状況なので、完全teleworkは難しいですが、

    高い情報セキュリティが求められるアプリは、

    毎日、必ず使っているかというとそうではありません。

    なので、状況が許す限りときどきteleworkすることにしました。

     

    ときどきteleworkで実施する業務と、職場でないと実施できない業務を整理して住み分けします。

     

    次回は、業務の住み分けです。

    ページトップへ
  • ときどきtelework(その6 アプリの分類)

    (その6 アプリの分類)

     

    パソコンで使っているアプリケーションは多種多様ですが、

    会社のポリシーに従った環境で利用しなくてはなりません。

     

    あまり詳しくは書けないのですが、

    個人情報に関する情報、事業に関する情報、連絡手段、コミュニケーションツールなど

    様々なアプリケーションに、見合った情報セキュリティレベルが求められ、

    満足するよう職場環境を整備しています。

     

    teleworkでも同じ条件が求められますが、さあ、満足できるでしょうか。

    少し、アプリケーションを分類してみましょう。

     

    ざっくりと情報セキュリティに求められるレベルが

    ・高い

    ・中くらい

    ・低い

    と分類しましょう。

     

    つづく。

    ページトップへ
  • ときどきtelework(その5 ネットワーク編)

    (その5 ネットワーク編)

     

    パソコンだけで仕事をするのは、ほぼ無理です。

    インターネット経由で様々なアプリケーションを使う必要があります。

    また、事務所のネットワーク接続環境は、仕事を円滑に進められるよう設定しています。

     

    さあ、teleworkのネットワーク接続環境はどうでしょう。

     

    1)インターネット接続方法

    自宅のひかり回線、スマホ、フリーWi-Fiなどの選択肢から

    通信速度、通信料金等の条件を踏まえ、自宅のひかり回線を選択しました。

     

    2)ひかり回線とパソコンの接続方法

    ひかり回線とパソコンをどうやってつなぎましょう。

    ひかり回線の有線LAN-HUBや、自宅Wi-Fiアクセスポイントの場所と

    teleworkを実施する部屋がどのような環境なのかを検討し、

    有線LANで接続し、インターネット接続を確認しました。

    (会社情報を扱うので、情報セキュリティの観点から有線LANを選択。

    自宅Wi-Fiのアクセスポイントもあって、

    MACアドレスフィルタリングでガードしてますが、なんか不安が・・・。)

     

    次回は課題満載のアプリケーション編です。

    ページトップへ
  • ときどきtelework(その4 パソコン編)

    (その4 パソコン編)

     

    今日、勉強したのですがteleworkの定義は

    所属する拠点以外の場所でICTを活用して働くこと」だそうです。

    自宅だけでなく、サテライトオフィスや移動中の新幹線なども対象になるんですね。

     

    研修や講習、もしもし検定や電話応対コンクール等のイベントでなければ

    事務所でパソコン、紙と鉛筆、電話とファクシミリで仕事ができていましたから、

    パソコンが使えると大体の仕事は何とかなりそうです。

     

    でも、パソコンを使った作業が多いので、これが使えないと厳しくなります。

    それでは、パソコンを準備しましょう。

    幸い、出張時に使っているタブレットタイプのパソコンがありますのでこれを使うことにしました。

    カメラが内蔵されているので、リモート会議も大丈夫です。

    (個人資産のパソコンは使いません。teleworkだからこそ情報セキュリティが重要です。)

     

    次回は、ネットワーク編です。

    ページトップへ
  • ときどきtelework(その3 転送のタイミング編)

    (その3 転送のタイミング編)

     

    職場の建物管理担当からこんな連絡がありました。

    「もし、この建物で新型コロナウィルス感染症の感染者が確認されたら事務室・廊下等をすべて消毒します。

    2週間程度、事務室に入れなくなりますので、感染予防対策の徹底を。」

     

    「そうだよねぇ、感染予防対策を徹底しよう。」と思ったわけですが、

    「あれっ! 事務室に入れなかったら電話・ファクシミリを転送できない?」ということに気づきました。

    夜間や土休日などの事務所にいないときに建物入館禁止になったら、転送操作ができないんです。

     

    困ったなぁ。

    事務所の外から、リモコン操作ってできないんだっけ?

     

    これが出来るんですねぇ。

    リモートコントロール機能です。

     

    あらかじめ、事務所の電話・ファクシミリから暗証番号を設定して

    リモートコントロール機能を開始にして設定しておきます。

    準備は、これでOK。(まだ、転送は開始していないですよ)

     

    事務所の外にいるときに、電話・ファクシミリを転送しようとするときは、

    ボイスワープのリモートコントロール専用電話番号にかけて、

    先にリモートコントロール機能を開始設定した転送したい電話番号と暗証番号で

    転送開始の操作をダイヤルします。

     

    詳細は、

    ボイスワープの機能

    (ひかり電話オフィスA(エース)の基本サービス ボイスワープ機能にリンクしています。)

    を参照してください。

    めでたし、めでたし。

     

    次回からは、いよいよパソコン編です。

    かなり、重そうな感じなので小分けにして軽めにですね。

    ページトップへ
  • ときどきtelework(その2 ファクシミリ編)

    (その2 ファクシミリ編)

     

    FAXで情報を受け取る内容は、電話ほど緊急性が高くない場合が多いです。

    出張などでファクシミリを受信したことが分からなくても

    翌営業日に確認できれば、あらかたの用件は足りていました。

     

    今までも、山形の事務所を留守にするときでも、ファクシミリはそのままにしていました。

     

    でも、テレワークをすると連続して出社しないので

    なんとかしなくちゃいけません。

     

    電話編を読んでくれた方は、もう、お分かりですね。

    そうです、電話と同じように仙台の事務所に転送するんです。

    仙台の事務所が受信した内容を私に連絡してくれて、二次対処できました。

    めでたし、めでたし。

     

    ファクシミリの転送方法

    職場のファクシミリ回線は「ひかり電話オフィスA(エース)」を契約していて、

    ボイスワープサービスを標準で利用できます。

     

    ファクシミリ回線から142をダイヤルして

    ガイダンスのとおり転送先電話番号の登録と転送方法を指定して、

    転送開始を操作すると転送が始まります。

    転送を止めるときも、142をダイヤルして

    ガイダンスのとおり転送終了を操作します。

    (ファクシミリに外付け電話機をつけるとわかりやすいです。)

     

    気になる通信料は、

    ・お客様から転送元までをお客様が負担(今までと変わりありません)

    ・転送元から転送先までを転送元が負担です。

     

    次回は、パソコン編といきたいところですが、

    その前に電話とファクシミリで困ったことが起きそうなのでその話を。

    ページトップへ
  • ときどきtelework(その1 電話編)

    みなさん、いかがお過ごしでしょうか。

    新型コロナウィルス感染症の影響で、

    生活スタイル・仕事スタイルの大きな変化が求められています。

     

    4月中頃からときどどきはじめていた

    『telework』へのチャレンジ模様をブログで紹介します。

     

    皆さんと環境が異なるかと思いますが参考になれば幸いです。

     


    (その1 電話編)

    ザクッと「telework=職場と異なる場所で仕事する」とします。

    まずは、連絡がつけば「時間かせぎができる」わけでして、

    職場にかかってきた電話を何とかしなくちゃなりません。

     

    自分じゃなくて、他の誰かが受け取ってくれるだけで一次対処はできるんです。

    それから二次対処で自分が連絡するなり、対処すれば良いわけですから。

     

    今までも、山形の事務所を留守にするときには電話を転送していました。

    転送先は、仙台の事務所を設定しています。

    仙台の事務所が受けた内容を私に連絡してくれて、二次対処できました。

    めでたし、めでたし。

     

    電話の転送方法

    職場の電話回線は「ひかり電話オフィスA(エース)」を契約していて、

    ボイスワープサービスを標準で利用できます。

     

    転送したい電話回線から142をダイヤルして

    ガイダンスのとおり転送先電話番号の登録と転送方法を指定して、

    転送開始を操作すると転送が始まります。

    転送を止めるときも、142をダイヤルして

    ガイダンスのとおり転送終了を操作します。

     

    気になる通話料は、

    ・お客様から転送元までをお客様が負担(今までと変わりありません)

    ・転送元から転送先までを転送元が負担です。

     

    次回は、ファクシミリ編です。

    ページトップへ
  • 実技試験の着信ベル(その8)

    使っていた音ってどんなだっけ?

    今まで使っていた「てるコーチX」の着信ベルをどうそ。

    (さらに…)

    ページトップへ